CÓMO DIRIGIR UNA REUNIÓN EFECTIVA-23

CÓMO DIRIGIR UNA REUNIÓN EFECTIVA

¡Felicitaciones! Si has llegado a este artículo es porque comprendes la importancia de realizar reuniones eficientes, no quieres perder tu valioso tiempo. Así que aquí obtendrás las pautas para dirigir una reunión efectiva:

  1. Preparación de la reunión:

Suele ocurrir en las organizaciones que no hay una persona establecida para organizar las reuniones y convocar a los participantes. Es recomendable que en tu equipo haya un responsable de esta tarea y, si es posible, este preestablecido en los estatutos de la organización; algunas veces es el secretario o directamente el presidente / director. Si el que dirigirá la reunión de trabajo y el que la organiza son personas diferentes, es importante que ambos trabajen juntos y sepan lo que se tratará en la sesión.

El responsable preparará lo siguiente:

La Orden del día: Tenga claro qué quiere que se discuta en la reunión y así los demás sabrán cómo prepararse para ella y qué elementos tener a la mano. Para esto puedes ayudarte con la metodología SMART.

Expositores: Si alguien tiene que presentar o informar sobre un proyecto es importante que le informes que esperas que exponga. Así tendrá tiempo de preparar la información que requiere.

Solicitud de Espacio: Asegúrate de que tienen disponible el espacio adecuado para la reunión. Asegúrate que el espacio tiene lo que se necesita para que se pueda mostrar la información adecuadamente. También define el formato más adecuado ¿necesitas que los participantes formen un círculo, que haya una plataforma tipo conferencia?

Materiales – Plumones, mota, post-it, papeles, etc. Tenga todo listos de antemano. De por sentado que los participantes no traerán todo eso, ni el lapicero.

Anuncio – De a conocer de la reunión a todos los interesados con 2 semanas de anticipación de preferencia. Mínimo 1 semana, para que los participantes puedan programar la actividad dentro de su agenda. En casos de reuniones imprevistas, trate de anunciar la reunión lo más inmediato posible.

  1. Crear la Agenda:

Una agenda bien estructurada y que llegue a manos de los participantes de manera oportuna, hace la diferencia entre las reuniones rápidas, eficaces y deja a todos la sensación de haber sido útil; frente a esas reuniones largas, tediosas y en el que los participantes se dedican a escuchar y ver el reloj.

La agenda no es más que la guía de esa reunión. Ubica a todos los participantes en su rol, establece el marco donde se trabajará para lograr el objetivo. Precisamente, para alcanzar esos objetivos debes tener en cuenta lo siguiente para crear la agenda:

  • Crea una lista de todas las tareas necesarias para el o los objetivos. Pide sugerencias de los demás, especialmente de tus jefes, gerentes o directores.
  • Revisa las actas de una reunión anterior y comprueba si hay algún asunto pendiente que deba ser resuelto.

Otro punto importante de la agenda es organizarla de tal manera que la secuencia de puntos a tratar sea efectiva. No hay un orden escrito en piedra para organizar la reunión. Sin embargo puedes tener en cuenta estos tips:

  1. Aprovecha el interés y las energías que tienen los participantes al comienzo para que puedan tomar decisiones de los temas más importantes.
  2. Prioriza los temas breves con el fin de que se releguen la menor cantidad, evitar los “pendientes” para la siguiente reunión.
  3. Concéntrese en un número menor de temas más importantes.
  4. Mantenga los temas en un orden lógico.

Junto a cada punto de la agenda escribirá el nombre de la persona a cargo. Por ejemplo, si tienen que discutir un tema sobre la base de datos de la empresa, pondrá al costado el nombre de la persona de TI que participa de la reunión. Esto para que todos sepan quién lo va a tratar. También puedes poner una duración aproximada.

  1. Realización de la reunión:

Ahora lo importante durante la reunión es hacer que todos se desenvuelvan de la mejor manera.

Toma en cuenta los siguientes tips al hacer la reunión:

A. Sea disciplinado con el tiempo: Inicie la reunión a la hora pactada con las personas presentes, no espere a los que faltan. Si lo hace, los que llegaron temprano empezarán a llegar tarde porque saben que las reuniones empiezan tarde. Establece también límites de tiempo para cada punto de la agenda, si se pasa de esta, es una buena práctica someter a votación la ampliación del tiempo.

B. Si un tema toma demasiado tiempo y no se llega a ninguna conclusión puede proponer a los involucrados que lo sometan a discusión y vuelvan con un informe en la siguiente reunión.

C. Establezca normas básicas: Trata siempre de dedicar un tiempo para explicar el protocolo, los objetivos y lo que se espera de la reunión. Puede haber gente nueva y es bueno ponerlos en contexto. También acláreles que pueden participar con total libertad en el momento adecuado.

D. Asegura la participación: Dentro de lo posible escuche a todas las participaciones y anime a intervenir a los que no lo hacen. Esté atento, a veces las reuniones son secuestradas por 1 o 2 individuos, limitando así las intenciones de aportar de los demás, evítelo.

E. Antes de terminar la reunión resuma todo lo acordado, revisa los responsables de cada punto de la agenda y fíjate quienes han asumido nuevas responsabilidades y qué decisiones ha tomado.

F. Defienda la agenda. Si alguien coloca sobre la mesa un tema fuera de la agenda remítalo respetuosamente a tratarlo en el momento adecuado según lo programado.

Verás que hay que desarrollar un buen criterio para dirigir la reunión con un sano equilibrio entre profundizar un tema para obtener una solución y hacer que la reunión sea rápida sin perder efectividad.

  1. Evaluación de la reunión:

Busque la opinión realista de algunos de los participantes y prepárate para los elogios y las críticas. Aplica las mejoras. Lo importante en esta etapa es ser pasivo con la recepción del feedback, apague el reflejo involuntario de justificar su desempeño en la reunión. De espacio para que expresen su opinión.

¿Hay margen de mejora? ¿Cómo puede hacer la reunión más dinámica? ¿el equipo de trabajo se mantuvo enfocado?

Todos tenemos margen para mejorar en algunas áreas, así que sé humilde y honesto contigo mismo para que las reuniones sean cada vez mejores.

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