como organizar mi agenda personal

CÓMO ORGANIZAR MI AGENDA PERSONAL

Si te has interesado no hace mucho sobre cómo gestionar tu tiempo eficientemente, has escuchado de técnicas como GTD, Timeboxing, Eisenhower, etc. Pero ¿qué tal si empiezas con lo básico? Aprende en este artículo cómo organizar tu agenda personal.

Puedes generar un gran cambio en tu productividad siguiendo estos tips a la hora de organizar todas tus actividades, tanto laborales como familiares, etc:

  1. Empecemos por lo obvio y aunque sea así, creemos necesario insistir: Apunta todo. Apunta lo que tienes que hacer, cuándo, dónde, con quién etc. Este consejo se debe a que a veces sentimos que es más práctico y rápido apuntar sólo lo importante y que vamos a recordar el resto, sin embargo, toda esa información pesa en nuestra memoria. Es mejor descargar la mente de tanta información para poder enfocar nuestras energías en el trabajo importante. Deja lo menos posible de tus pendientes a tu memoria.
  1. Entre una agenda física o virtual, te sugerimos la segunda. La agenda física cumple su función, sin embargo, las virtuales brindan varios beneficios extras:
    1. No ocupa más espacio: puedes usar una app en el celular y sincronizar tu cuenta con tu computadora.
    2. Es más seguro ya que puedes generar una copia de seguridad.
    3. Te alerta o recuerda actividades importantes.
    4. ¿No puedes escribir en el momento? Muchas agendas digitales tienen dictado por voz.
    5. Puedes agregar links, imágenes, contactos, etc…
    6. Puedes compartir fácilmente tu horario con las personas interesadas.

Puede que las agendas virtuales sean un poco confusas al principio. Si no tienes mucho dominio de la tecnología te sugerimos que vayas probando las apps poco a poco para que te adaptes antes de migrar por completo a ella.

  1. Vuélvete una persona de hábitos: Si quieres empezar con fuerza tus actividades es mejor que, previamente, revises tu agenda. Ten en cuenta los siguientes periodos para hacer una evaluación:
    1. Todos los días en la mañana, antes de empezar tus actividades revisa las tareas del día.
    2. Al finalizar el día actualiza tu agenda con lo que hiciste y lo que quedó pendiente.
    3. El domingo por la noche revisa todos los pendientes de la semana que comienza.
    4. Cada 3 o 6 meses haz un análisis de tu rutina y pregúntate cómo puedes mejorar tus procesos. Si es posible separa un par de días libres para que puedas reflexionar con claridad.
  2. Separa todos tus pendientes que tienen fecha y hora concreta para ser realizada. Ponlos en una lista de tareas separada de tu agenda. Recuerda que si es que hay una tarea que no pudiste realizar, vuelve a programar una fecha, pero no los saques de tu lista de tareas.
  1. Otro consejo importante para organizar tu agenda es que reduzcas al mínimo el tiempo de reuniones. Es decir, solemos cometer el error de agendar reuniones innecesarias y dejar que se extiendan más de lo requerido. Nuestra sugerencia es que apuntes a que en tu agenda semanal sólo acumules 2 o 3 horas de reuniones, es una cantidad más que suficiente en la mayoría de los casos.
  1. No llenes tu día de tareas. Es necesario que poseas margen de maniobra. Ten en cuenta que siempre, pero siempre, hay imprevistos. Incluso si no ocurre ningún imprevisto, solemos cometer el error de estimar tiempos más cortos de los que realmente toma realizar ciertas tareas. El tip concreto es: Si tu día laboral tiene 8 horas, utiliza 5 de ellas para agendar las tareas que puedas y mantén libres 3 para cualquier contingencia. Así tendrás una agenda flexible y reduces el estrés por estar siempre al límite.
  1. Ten cuidado con las listas To Do: Las listas To Do si ayudan, cumplen su función, sin embargo, tienen un problema. Complementando el punto 4, al aglomerar las tareas en una lista To Do, sin una fecha y hora concreta de realización generan un cuello de botella y muchas tareas quedan en el olvido. Si usas una herramienta digital como Trello o Notion, no tendrás este inconveniente.

Esos son los tips que creemos fundamentales para que puedas hacer una agenda personal eficiente y que te hará más competitivo. Recuerda ser respetuoso de tu propia agenda, si bien te sugerimos hacer una agenda flexible, trata de cumplirla al 100%, si no te comprometes con ella tu día se volverá un caos, te lo decimos por experiencia.

Esperamos que te sea útil este artículo, revisa los demás para mejorar tu performance del día a día.

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