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Metodología GTD

La metodología GTD (Get the Things Done) creado por David Allen en su libro del mismo nombre, publicado en español como Organízate con eficacia. Es una guía para organizar todas tus actividades y tomar control de tu vida.

Este método busca integrar armoniosamente tu vida personal como laboral, haciendo una descarga de actividades para lograr liberar la mente de todas esas tareas por realizar, pero sobre todo las inconclusas. Este método consta de 5 pasos para su realización:

Capturar

Este es el inicio del proceso y consiste en recopilar todos tus pendientes en aras de evitar “fugas del recipiente” debes de recoger incluso todos los asuntos que consideres incompletos. 

Desde pendientes de trabajo, hasta proyectos personales que te den vueltas por la cabeza, pasando por los correos que se amontonan en tu bandeja. Todo aquello que te impida “liberar la mente” debe ser capturado en este paso en listas.

Para esto puedes hacer uso de herramientas de captura que te permita contener todo en listas a fin de esperar a pasar al siguiente paso.

Para esto, algunas consideraciones

  • Cada ciclo abierto o cerrado debe estar fuera de tu cabeza y en su respectivo contenedor.
  • Debes tener el menor número de recipientes para captura.
  • Debes vaciar los contenedores de manera regular.

Aclarar

En este paso del proceso debemos distinguir el tipo de pendiente que tenemos en nuestras listas y qué acción debemos realizar para llevarla a cabo. Para esto podemos valernos de la siguiente imagen:

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¿Requiere acción?

Si la respuesta es no, tenemos las 3 posibilidades:

  1. Basura, no sirve y se desecha.
  2. No requiere acción ahora, se incluye en tal vez/algún día.
  3. Es información que puede ser útil, referencia.

Luego, si requiere acción ¿cuál es la siguiente acción?

    • Si forma parte de un proyecto más largo, de muchos pasos, la tarea debe ser incluida en una lista de “Proyectos”.
    • Si forma parte de pun proyecto ya empezado, almacenar la tarea en la lista de actividades del proyecto.
    • Si la acción requiere más de 2 minutos de tu atención, toca definir si se delega o se difiere para ponerlo en el calendario o para ponerlo en la lista de acciones siguientes.
    • Si la acción requiere menos de 2 minutos, ejecuta.

Organizar

Una vez realizado el paso 2, deberías ya tener estas 8 listas:

  1. Proyectos.
  2. Planes de proyectos.
  3. En espera.
  4. Calendario.
  5. Acciones siguientes.
  6. Basura.
  7. Tal vez/Algún día.
  8. Referencia.

Además debes tener en cuenta que de tener algún material de apoyo para proyectos o acciones a realiazar debes poder adjuntarlo en las listas o contenedores.

Reflexionar

En este paso es necesario echar una mirada a tus listas de actividades para esto puedes considerar periodos de entre 15 o 30 minutos diarios y una hora semanal para analizar los avances de cada proyecto.

La vida tiene más complejidades de las que puede describir o coordinar un solo sistema, pero la metodología GTD crea un modelo coherente para marcar la posición de los elementos clave, los cuales siguen requiriendo que se les preste atención, sean actualizados y se los revise de una manera coordinada. La mayoría de la gente posee algunos elementos sencillos de todo esto en diversos lugares, pero su utilización y contenidos son, en el mejor de los casos, elementales.

En tu revisión semanal tendrás que:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar, actualizar y completar.

Actuar

El propósito esencial de este método es la gestión del flujo de trabajo y facilitar las buenas decisiones acerca de lo que vayas a hacer en cualquier momento. 

En función del contexto, tiempo y energía disponibles debes establecer las prioridades sobre tus actividades (aquí puede serte de utilidad el método Eisenhower). 

Aquí el método distingue 3 tipos de actividades:

  • Trabajo predefinido. Cuándo estás realizando trabajo programado previamente, a partir de listas de acciones siguientes o tu calendario.
  • Trabajo que surge en el momento. Cosas que se presentan con un fin determinado de manera imprevista y dedicarte a ellas o hacerlas luego según vayan apareciendo.
  • Definiendo trabajo. Aquí se trata de ordenar tus bandejas de trabajo, notas, mensajes, nuevos proyectos, etc.

La metodología GTD además presenta algunas consideraciones para la revisión y organización de tu trabajo:

  • Propósitos y principios.
  • Visión.
  • Metas y objetivos.
  • Áreas de enfoque y responsabilidad.
  • Proyectos actuales.

Metodología GTD en equipos de trabajo

GTD se ofrece como una herramienta más para la organización del trabajo colaborativo. Para esto todos los miembros deben tener acceso a la misma herramienta elegida para el control y tener interiorizado el sistema de trabajo.

Las revisiones en este caso para hacer una buena actualización del estado de las tareas y desarrollar los flujos de trabajo correspondientes. 

La gran diferencia de implementar la metodología GTD en un equipo es que en el equipo no están obligados a determinar sus próximos pasos.

Ten en cuenta que para trabajar GTD con equipos de trabajo es que cada miembro del equipo tenga su propio calendario, por lo que si eliges una aplicación para hacer seguimiento, esta debe ofrecer un calendario para cada miembro.

Cómo ves la metodología GTD es muy extensa y requiere de cierto esfuerzo poder ponerla en práctica íntegramente. Por esto, es que personalmente recomiendo que se haga una adaptación del método de acuerdo a tus necesidades y/o expectativas.

Para seguir leyendo sobre el método y su implementación, te dejamos los enlaces a los libros de David Allen.

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