matriz importante vs urgente

¿Qué es el principio de Eisenhower?

¿Te ha pasado que terminas dedicándole más tiempo a una tarea que otra persona necesita con urgencia? Y luego te das cuenta que lo que realmente te sirve para tus objetivos se alargó más de lo debido.

En una organización, cualquiera que sea el tamaño, existen una lista de cosas por hacer y siempre contra el tiempo. Es de suma importancia que los miembros del equipo tengan claro sus prioridades. Una de las formas más efectivas para lograrlo es la matriz de Eisenhower. Con él lograrás tus objetivos mucho más rápido:

Revisemos el principio de Eisenhower: Dwight D. Eisenhower fue un presidente de Estados Unidos. Para gestionar su ocupada agenda inventó su famosa matriz (también conocida como Caja Eisenhower), donde diferencia las tareas por su nivel de importancia y a la vez por su nivel de urgencia. Así de simple.

Se conoció a Eisenhower por sus increíbles niveles de productividad, tanto que unos amplios rangos de personas han estudiado minuciosamente su enfoque para establecer objetivos y administrar el tiempo:

matriz importante vs urgente

Con esas 2 variables se crea una tabla con 4 casilleros. Desmenucemos cada uno del último al primero:

D. Para Desechar o Archivar: Aquellas tareas que ubicas en el casillero D, las que son prácticamente irrelevantes para los objetivos del proyecto y que el resultado de esa tarea no cambia si es que se realiza en los siguientes 5 minutos o dentro de 5 años. Por la facilidad de reconocer este tipo de tareas, muchas veces se descarta sin ni siquiera contemplarlo en la matriz.

C. Para Delegar: Aquellas tareas que son urgentes, es decir, no pueden esperar a que estés disponible para ella. Pero, no son tan importantes como para que se realicen exactamente como lo tienes en la mente. En la medida de lo posible es mejor designar a otra persona del equipo para que las realice.

B. Para Resolver con un Plan: Aquellas tareas que pueden esperar, pero por su relevancia para el objetivo es mejor alargarlas con el fin de que se evalúen: las mejores formas de hacerlo, los costos que implica, las consecuencias, posibles obstáculos, etc. También evaluar los avances de la tarea y hacer las correcciones sobre la marcha.

A. ¡REALIZAR YA! Las tareas que tienen la prioridad más alta. El no realizarlas correctamente y prontamente pone en riesgo el logro del objetivo. Aplicando la matriz de Eisenhower te darás cuenta que las tareas que deberían estar en este casillero realmente son menos de los que pensabas.

Aplica esta matriz todas las mañanas antes de empezar tus tareas y haz otra matriz para un periodo mensual o semanal donde puedas involucrar a todos los miembros del equipo. Luego cuéntanos cómo te fue. Estaremos atentos de conocer tu experiencia.

Vale tener en cuenta que el principio de Eisenhower no sirve para la identificación de objetivos, sino para hacer un uso efectivo de tus recursos.

Aquí puedes encontrar aplicaciones para la matriz, así como sus ventajas y desventajas.

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