timeboxing - cajas de tiempo

TimeBoxing – Cajas de tiempo

En el mundo de hoy todos estamos llenos de actividades laborales, familiares y personales que pueden solaparse entre ellas o tomarnos más tiempo del que deseamos y así volverse una actividad agotadora y muy estresante. De hecho, la ley de Parkinson establece que “El trabajo se expande hasta llenar el espacio disponible para que se termine”.

Por esto, el timeboxing (cajas de tiempo por su traducción literal del inglés) o cajas de tiempo puede ayudarte a gestionar mejor las actividades y permitirte un mayor control sobre tu tiempo.

El timeboxing es una de muchas estrategias para la gestión de actividades (también llamado gestión del tiempo), que te permite establecer periodos de duración para una o varias actividades. 

¿Qué es el timeboxing?

Las cajas de tiempo son una estrategia para la gestión de actividades orientadas a objetivos, que permiten definir tiempos de duración de las mismas y así aumentar la productividad y disminuir la procrastinación. Cuando creas un bloque de tiempo fijas también una meta a la que se debe llegar en ese periodo de tiempo determinado.

Puedes usar las cajas de tiempo (timeboxing) para tareas personales, para trabajar en equipo o para gestionar reuniones.

¿Cómo crear las cajas de tiempo?

 Antes de crear las cajas de tiempo tenemos que hablar de qué son las cajas de tiempo flexibles y rígidas y en qué se diferencian. 

Las cajas de tiempo flexibles son periodos de tiempo que pueden prolongarse de acuerdo a la necesidad de la actividad que se realiza. Por ejemplo, si trabajas en un proyecto cuya fecha de entrega está cerca y te percatas que el tiempo estimado para terminar supera las cajas ya establecidas puedes ampliar el tiempo hasta terminar con la tarea.

Las cajas de tiempo rígido son periodos de tiempo que se mantienen estrictamente dentro del bloque establecido para la actividad, aunque para esto debas interrumpir dicha actividad. Así por ejemplo, en el caso de una reunión de trabajo para el que se haya establecido un bloque de tiempo de 1 hora y esta deba prolongarse por más tiempo, se hará una pausa y reprogramará para continuar con la reunión en otro bloque de tiempo aún cuando no sea un bloque consecutivo.

La selección de alguno de estos dos tipos de cajas depende exclusivamente de tus necesidades y no tengas miedo a equivocarte, recuerda que si no estás cometiendo ningún error no estás avanzando.

Para crear tus cajas de tiempo identifica primero las actividades que vas a realizar y agrúpalas, de tal manera que dentro de cajas de tiempo consecutivas puedas atender tareas relacionadas, así no tendrás que desconectarte del todo de la tarea. Luego:

  1. Define cuánto tiempo te debe llevar dicha actividad.
  2. Fija un periodo de tiempo determinado para llevar a cabo la actividad.
  3. Decide si será una caja de tiempo rígida o flexible.
  4. Empieza a trabajar y evita las distracciones.
  5. Finaliza y evalúa si cumpliste con el objetivo de la caja de tiempo.

¿Cuánto debe durar una caja de tiempo del timeboxing?

Aunque no hay un tiempo recomendable para la duración de una caja de tiempo, ya que en equipos de trabajo se puede llevar una caja de tiempo que dure semanas. Sí es recomendable que las cajas de tiempo te permitan dirigir toda tu atención a la tarea que estás realizando y así lograr el trabajo profundo.

En caso tuvieras cajas de tiempo muy grandes lo recomendable es dividirlo en secciones de tiempo más pequeñas, recuerda que en promedio el tiempo de atención máximo que una persona adulta puede poner sobre un tema es no mayor de 20 min (aunque esta medida es referencial para esto).

Por ejemplo supongamos que debes hacer un trabajo que te llevará varias semanas de investigación y  mientras tanto debes hacer otras actividades que de igual manera distraen tu atención. Con las cajas de tiempo más cortas puedes llegar a controlar el tiempo que te toma realizar el trabajo y al mismo tiempo dedicarte a esas otras actividades.

Ahora bien, ten en cuenta que el timeboxing no es una forma de hacer el trabajo más rápido, sino de organizar distintas actividades y asignarles un objetivo (¿cómo crear objetivos reales, motivadores y productivos?) al término de estas.

6 consejos para  la implementación de tus cajas de tiempo

  • Evita reprogramar las cajas.

Cuando tu día se encuentre recargado de actividades puede ser tentador modificar tus cajas y reprogramar. Sin embargo, ten en cuenta que cada caja es como una cita acordada previamente contigo mismo por lo que no se trata de una distribución vaga, sino que depende de una meticulosa planificación.

Recuerda, si no respetas tu propio tiempo nadie más lo hará.

  • Desconéctate completamente

Hoy en día solemos estar conectados todo el día y por la misma razón expuestos a diferentes tipos de distracciones. De más está decir que estas distracciones alteran tu flujo de trabajo y roban tu atención así como tu tiempo.

Pon tu teléfono en modo no molestar y desconéctate el tiempo suficiente como para poder cumplir con el trabajo dentro de la caja de tiempo.

  • Usa un temporizador.

Independientemente de si usas una caja de tiempo flexible o rígida, utiliza un temporizador que te avise cuando el tiempo se haya cumplido para la actividad. Recuerda que el objetivo de las cajas de tiempo es poder finalizar una tarea en un periodo de tiempo determinado.

El temporizador permite despreocuparse de la hora. De esta manera puedes también eliminar al reloj como un factor de distracción y dedicarte exclusivamente a la tarea.

Recuerda que en las cajas de tiempo flexibles el temporizador actuará meramente como una referencia, pues si necesitas continuar la actividad puedes hacerlo. Mientras que en cajas de tiempo rígidas si la tarea requiere de más tiempo  la puedes reprogramar en cajas de tiempo posteriores, incluso en días siguientes.

  • Toma descansos.

No se trata de hacer todo lo que puedas, las estrategias de gestión del tiempo buscan maximizar tu eficiencia y lograr un mayor impacto tanto en el aspecto laboral como personal. 

Usar la estrategia de timeboxing no es una forma de lograr la mayor productividad posible (pues esto se trata más bien de hábitos), sino de una manera de organizar tu tiempo a fin de que cumplas con todas tus obligaciones o planes diarios.

  • Captura tu trabajo en agendas o aplicaciones.

Para usar una caja de tiempo debes de saber primero qué es lo que tienes que trabajar. Si aún no lo tienes claro, crea una lista de actividades a las que te debas dedicar y asignarles un nivel de prioridad, puedes usar el método Eisenhower

Recuerda guardar esa lista en alguna herramienta de gestión del tiempo, de esta manera podrás llevar un control de todas las actividades que haz realizado y las que te faltan atender. 

  • Agrupa tareas similares.

Para implementar el timeboxing de manera efectiva debes crear bloques individuales para la mayoría de tareas. Sin embargo, ten en cuenta que cambiar entre tareas y/o actividades distintas requiere de mucha energía mental y tiempo. Para evitar este desgaste te sugerimos agrupar las tareas similares en cajas de tiempo consecutivas.

Por ejemplo si tienes que preparar una presentación para ventas y mandar correo a clientes, procura agrupar las tareas consecutivas como preparar la presentación para el cliente XYZ y la siguiente tarea como enviar correo al cliente XYZ. De esta manera evitarás perder tiempo teniendo que ponerte al día de la situación de cada cliente antes de mandar los correos.

Ventajas del método timeboxing

Dentro de las ventajas que le vemos al método están:

  • Trabajar más concentrado.
  • Evitar los trabajos múltiples.
  • Aumenta la motivación por la gestión del tiempo orientada a objetivos.
  • Establecer un cronograma de trabajo predecible.
  • Controlar el perfeccionismo.

Desventajas

  • Dificultades para terminar la tarea antes de que se acabe el tiempo.
  • La alarma del temporizador interrumpe el flujo de trabajo.
  • Sentirse abrumado por la cantidad de cajas de tiempo dispuestas en un mismo día o periodo de tiempo.

Como puedes ver timeboxing es una excelente herramienta para la gestión de actividades, que te permite poner un límite a tus tareas o trabajos para que estas no ocupen todo tu tiempo y puedas continuar con tu vida sin sentir el estrés de estar saturado de actividades que no puedes controlar.

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